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個人情報保護方針

個人情報の取り扱い・コンプライアンス基本方針

個人情報保護方針

制定日 令和2年1月31日
最終改正日 令和5年1月31日
 株式会社保険審査サービス(以下、「当社」という。)は、自動車・火災新種・生命・共済・少額短期保険等の各種保険に関する調査業務事業を行っており、お客様、お取引先関係者、従業者、および関係者の個人情報保護が重大な責務であると認識しております。そこで個人情報保護理念と自ら定めた行動規範に基づき、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守致します。
 また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のIT技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言致します。

  1. 当社は、適切な個人情報の取得・利用及び提供を行い、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行ないません。また、そのための措置を講じます。

  2. 当社は個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守致します。

  3. 当社は個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じ、また必要に応じて是正措置を講じます。

  4. 当社は個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に対応致します。

  5. 個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化と実情を踏まえ、適時・適切に見直して継続的に改善をはかります。

株式会社保険審査サービス
代表取締役社長 三宅 真人

以上
【個人情報保護方針に関するお問い合わせ先 兼 個人情報に関する苦情・相談窓口】

〒102-0071 東京都千代田区富士見2丁目6-9 雄山閣ビル1F
株式会社保険審査サービス 個人情報に関するお問い合わせ窓口 
メールアドレス:pms@hokenshinsa.co.jp ※特定電子メールはご遠慮ください
TEL:03-5212-8400 (受付時間 9:00~18:00)
FAX:03-5212-8403

個人情報の利用目的の公表

 株式会社保険審査サービス(以下、「当社」という。)は、個人情報を次の利用目的の範囲内で利用することを、個人情報の保護に関する法律(個人情報保護法)第18条第1項に基づき公表します。

個人情報の利用目的

(1)ご本人より直接書面等(ホームページや電子メール等によるものを含む。以下「書面」という)に記載された個人情報を取得する場合の利用目的。

  • お客様の個人情報は、保険調査業務における委託元保険会社様との連絡のため
  • 当社の各事業に関するお問い合わせの方の個人情報は、お問い合わせにお答えするため
  • 当社の株主さまへの個人情報は、連絡、各種情報等の提供および株主管理及び関連・付帯する業務のため
  • 当社従業者の個人情報は、人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理等のため
  • 当社従業者およびその扶養配偶者の個人番号は、法律で特定された利用目的のため
  • 当社への直接応募者情報は、採用業務のため

(2)ご本人より直接書面以外の方法で個人情報を取得する際の利用目的

  • 当社が受託する保険調査業務における業務の遂行のため
  • ハローワークや民間求人情報サイトからの応募者情報は、採用業務のため
  • 当社では、ヒアリング調査や現場検証のためにボイスレコーダーでの録音やビデオ撮影をすることがあります

以上

個人情報の取り扱いについて

【保有個人データに関する事項の周知について】

 株式会社保険審査サービス(以下、「当社」という。)の保有個人データ(当社が、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行う権限を有するもの)の取り扱いは、以下の通りです。

1.事業者名
事業者名:株式会社保険審査サービス
代表者名:代表取締役 三宅 真人
所在地 :〒102-0071 東京都千代田区富士見2丁目6-9 雄山閣ビル1F
2.個人情報に関する管理者、所属及び連絡先
個人情報保護管理者:株式会社保険審査サービス 専務取締役
連絡先:電話03-5212-8400
3.保有個人データの利用目的
  • 当社の各事業に関するお問い合わせの方の個人情報は、お問い合わせにお答えするため
  • 当社の採用応募の方の個人情報は、採用業務で使用するため
  • お客様の個人情報は、保険調査業務における委託元保険会社様との連絡のため
  • 当社従業者の個人情報は、人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理等のため
  • 当社従業者およびその扶養配偶者の個人番号は、法律で特定された利用目的のため
4.保有個人データの安全管理のための措置
当社では保有個人データ(一部個人データも含む)の安全管理のために以下の措置を講じています。
  • JISQ15001:2017に沿った全社的な個人情報保護マネジメントシステムの運用
  • 従業員への教育、非開示義務の誓約の取得、委託先管理などの人的セキュリティ
  • ウイルス対策、通信の暗号化、ファイル操作ログ取得、アカウント管理など技術的セキュリティ
  • 室・保管庫の施錠管理、入退制限の措置などの物理的セキュリティ
  • 業務委託する際には業務と情報内容に照らした適切な安全管理の状況であるかの審査と契約による管理
5.保有個人データに関する苦情の申し出先
保有個人データに関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。
〒102-0071 東京都千代田区富士見2丁目6-9 雄山閣ビル1F
株式会社保険審査サービス 個人情報に関するお問い合わせ窓口 
メールアドレス:pms@hokenshinsa.co.jp ※特定電子メールはご遠慮ください
TEL:03-5212-8400 (受付時間 9:00~18:00)FAX:03-5212-8403
6.当社の加入する認定個人情報保護団体について
現在加盟している認定個人情報保護団体はありません。

保有個人データの開示等に関する手続き

 保有個人データについて、「利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止」(開示等)のご請求が出来ます。
尚、保険調査に伴い取得した個人情報は委託元保険会社様のものであり当社の保有個人データではございませんので対応致し兼ねます。
 当社では、次の手順で個人情報の開示等の求めに対応いたします。

1.開示等の求めの受付
(1)下記の宛先まで
当社より「所定の用紙」を送付しますので、到着後、当社の「個人情報の取扱いについて」に同意後、以下の宛先まで電子メールまたは郵送でお送りください。(手数料の必要な手続きは郵送のみ)。
〒102-0071 東京都千代田区富士見2丁目6-9 雄山閣ビル1F
株式会社保険審査サービス 個人情報に関するお問い合わせ窓口
メールアドレス:pms@hokenshinsa.co.jp  ※特定電子メールはご遠慮ください
TEL:03-5212-8400 (受付時間 9:00~18:00)FAX:03-5212-8403
(2)本人確認のため、以下の書類いずれか1通を(1)「所定の用紙」とともに同封または添付してください。
  • 運転免許証、パスポート等の公的証明書で本人確認ができるものの写し(開示等の求めをする本人の名前および住所・生年月日のいずれかが記載されているもの)
※健康保険証の場合は、記号・番号、保険者番号をマスクしてください。
  • 住民票の写し(開示等の求めをする日前30日以内に作成されたもの)
(3)代理人の方が手続きをされる場合は、(1)「所定の用紙」、(2)「本人確認書類」に加え、以下のア)のいずれか一つおよびイ)の書類も同封または添付してください。
ア)代理人の本人確認書類
  • 代理人を証明する書類、代理人の運転免許証、パスポート等の公的証明書で代理人確認ができるものの写し(開示等の求めをする代理人の名前および住所・生年月日のいずれかが記載されているもの)
※健康保険証の場合は、記号・番号、保険者番号をマスクしてください。
  • 代理人の住民票の写し(開示等の求めをする日前30日以内に作成されたもの)
  • 代理人が弁護士の場合は、登録番号のわかる書類
イ)代理権を証する書面(委任状など)
  • 本人または代理人を証明する書類に、本籍地が明示されている場合は、消去していただいて結構です。
  • 本人または代理人を証明する書類は、当社が入手してから2か月以内に責任を持って廃棄いたします。
2.「開示等の請求」の手数料及びその徴収方法
 利用目的の通知又は開示の請求の場合で郵送でのお返事を希望される場合のみ、1回の請求につき、以下の金額(当社からの返信費を含む)を申し受けます。下記金額分の郵便定額小為替を請求書類の郵送時に同封してください。尚、当社保有個人データ以外の情報についてのお問い合わせにつき誤ってご送金頂いた手数料のご返金は致しかねます。
  • 手数料金額:1,000円(税込)
3.検討結果連絡
当社内で検討した結果は、以下の方法により遅滞なくご連絡します。
  • 個人情報の利用目的の通知、開示の場合は、書面の郵送、またはPW付き添付ファイルかダウンロードリンク。
  • 個人情報の内容の訂正、通知または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止の場合は、電話またはメール
書面の送付先は、以下のいずれかの適切な方法を選択し行います。
  • 登録されている本人住所に回答文面を郵送する。
  • 登録されている本人のFAX番号に回答文面をFAXする。
  • 登録されている本人のEメールアドレスに回答文面をメールする。
  • 登録されている本人の電話番号に電話をかけ、口頭にて回答する。
以上
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